Autorisations et rôles des utilisateurs

Si vous êtes à la tête d'une entreprise comprenant plus d'un employé, vous souhaitez probablement accorder des autorisations différentes à chacun des utilisateurs de votre compte Guesty. Par exemple, un propriétaire pourrait avoir besoin d'un accès pour mettre à jour seulement le calendrier de son annonce et un agent d'entretien aurait besoin de renseignements de base concernant chacune des réservations qui lui sont attribuées. Pour cette raison, nous avons mis au point un système de rôles et d'autorisations très utile et facile à utiliser.

Comment fonctionnent les autorisations et le système de rôles?

Chaque utilisateur peut avoir plusieurs rôles, chacun d'entre eux étant composé d'un ensemble d'autorisations. Lors de la modification des rôles d'un utilisateur, vous devez choisir les annonces auxquelles il aura accès. Par exemple, vous pouvez attribuer à un utilisateur le rôle de "Contrôle total du calendrier" pour les listes A, B et C et le second rôle de "Données financières" pour les listes C, D et E.

Les rôles sont un ensemble d'autorisations et ne représentent pas différents niveaux d'accès. Chaque utilisateur peut détenir plusieurs rôles pour plusieurs offres. De cette façon, vous pouvez accorder différents niveaux d'accès en créant des combinaisons de différents rôles. L'exemple ci-dessus montre que cet utilisateur aura les deux rôles pour l'annonce C.

Vous pouvez voir ici un tableau qui résume l'ensemble des autorisations accordées à chaque rôle.

Quelles sont les autorisations accordées à chaque rôle?

  1. Affichage de l'annonce - il s'agit du niveau d'accès le plus courant qu'un utilisateur peut avoir pour accéder à une annonce. Ce rôle comprend suffisamment d'informations pour les agents d'entretien ou tout autre membre du personnel qui n'a pas besoin d'accéder à des données privées. L'attribution de ce rôle permettra à l'utilisateur de visualiser les annonces particulières que vous avez ajoutées avec toutes les informations « visibles publiquement » qu'elles contiennent. Cela comprend :
    1. Description de la propriété, y compris l'adresse, la carte et les instructions de ménage. Cependant, le consulteur d'annonces ne pourra pas visualiser vos champs personnalisés.
    2. Rapports de réservations (uniquement des informations générales - pas d'informations sensibles)
    3. Page de réservation comportant des informations générales relatives à la réservation et au nombre de clients.
  2. Contrôle des disponibilités du calendrier - ce rôle est idéal pour les propriétaires. Il leur donne la possibilité de modifier la disponibilité de leurs calendriers sans consulter ou modifier les tarifs. Il inclut toutes les autorisations que les « consulteurs d'annonces » détiennent également.
  3. Contrôle total du calendrier - les utilisateurs ayant ce rôle auront la permission de visualiser et de mettre à jour la disponibilité et les tarifs des annonces sélectionnées. Ce rôle est créé pour les propriétaires qui souhaitent rester au courant des tarifs ou pour les membres du personnel que vous souhaitez empêcher de modifier d'autres parties du système.
  4. Données financières de l'annonce - ce rôle permettra aux utilisateurs d'avoir accès aux données financières des réservations. Les utilisateurs pourront visualiser ces informations dans les pages Rapports et Réservations dans toutes les annonces auxquelles ils ont accès.
  5. Gestionnaire d'intégrations - cet ensemble d' autorisations donne à son titulaire la possibilité d'ajouter et de modifier les intégrations du compte. Ce rôle n'est pas lié à une annonce spécifique, mais au compte dans son ensemble avec accès aux préférences de toutes les intégrations.
  6. Gestionnaire de l'annonce - ce rôle vous donnera un ensemble complet d`autorisations concernant une annonce (similaire au rôle d`administrateur de l`annonce que vous pouvez consulter ci-dessous), excepté pour toute information financière concernant les réservations. Il inclut un contrôle total sur les fonctionnalités de l'annonce dans Guesty et l'accès à la boîte de réception (pour les annonces spécifiques).
  7. Administrateur de l'annonce - ce rôle donne à l'utilisateur le contrôle total de tous les paramètres, données et réservations de l'annonce, y compris l'accès à la boite de réception et les données financières. Il doit être accordé aux membres du personnel à qui vous souhaitez donner accès à des annonces spécifiques, sans partager aucune information sur le compte dans son ensemble. Les utilisateurs n'auront pas accès aux annonces qu'ils ne sont pas autorisés à consulter, ni à aucune information concernant les informations de facturation du compte, les autres utilisateurs, les paramètres du compte, etc.
  8. Administrateur système - ce rôle n'est lié à aucune annonce, mais plutôt à un contrôle total sur l'ensemble du compte. Les utilisateurs qui possèdent ce rôle ont un accès complet à toutes les annonces et à leurs paramètres, ainsi qu'à tous les paramètres du système (c.-à-d. facturation, paramètres du compte, utilisateurs, etc.). Actuellement, les seules personnes qui peuvent utiliser la boîte de réception sont les utilisateurs qui détiennent le rôle d'« Administrateur système ». Assurez-vous que vous n'accordez ce rôle qu'aux utilisateurs en qui vous avez pleinement confiance. Cette autorisation est la seule qui peut mettre à jour les rôles des autres utilisateurs, afficher et mettre à jour les informations de facturation et annuler votre compte Guesty.

Quel que soit le rôle, les utilisateurs pourront toujours visualiser les tâches qu'ils ont créées eux-mêmes ou auxquelles ils ont été affectés.

Comment attribuer un rôle ?

Les rôles sont assignés par utilisateur et ne peuvent être modifiés que par une personne ayant un rôle d'« administrateur de compte ».

  1. Allez dans Compte > Utilisateurs > cliquez sur l'utilisateur spécifique que vous souhaitez modifier.
  2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la case Rôles d'autorisation. Vous pourrez y consulter la liste actuelle des rôles de l'utilisateur.
  3. Tous les rôles spécifiques à une annonce (à l'exception de l'administrateur de comptes) peuvent être limités à des annonces spécifiques.

 

Si vous laissez la liste de l'annonce vierge, l'utilisateur aura les autorisations du rôle pour toutes les annonces. Pour choisir des annonces spécifiques, commencez à saisir leur nom dans la barre de texte à côté du nom du rôle.

Afin d'éviter une surcharge, lors de l'ajout d'un administrateur de compte, ne sélectionnez aucune autre autorisation.